Quản lý tài chính trong ngành F&B chưa bao giờ là bài toán dễ dàng. Nhiều chủ quán dù đông khách nhưng vẫn loay hoay với tình trạng doanh thu không đủ bù chi, hoặc bị chương trình khuyến mãi “ngấm ngầm” ăn mòn biên lợi nhuận. Vậy làm thế nào để thoát khỏi vòng luẩn quẩn này? Hãy đi sâu vào những sai lầm tài chính phổ biến khiến nhiều chủ quán “trượt dài” trong thời kỳ suy thoái.
-
Mục tiêu tài chính không rõ ràng
Quản lý tài chính trong ngành F&B không chỉ đơn giản là “đông khách là tốt.” Bạn cần hiểu rõ Báo cáo Lãi & Lỗ (P&L) của mình, cụ thể bạn kiếm được bao nhiêu doanh thu, chi bao nhiêu chi phí, và lãi ròng còn lại là gì.
Ví dụ: Một quán cà phê tại TP.HCM đầu tư 200 triệu đồng để set-up nhưng không lập kế hoạch hòa vốn (break-even point). Họ chỉ dựa vào cảm tính và kỳ vọng “lãi sẽ tự đến.” Sau 6 tháng, quán phải đóng cửa vì không đủ doanh thu để bù đắp chi phí thuê mặt bằng và nguyên liệu.
Bài học: Hãy tính toán chính xác điểm hòa vốn và xác định mục tiêu doanh thu cần đạt mỗi tháng. Đây là yếu tố sống còn để quán của bạn có thể tồn tại và phát triển.
-
Quá lạm dụng khuyến mãi
Khuyến mãi có thể thu hút khách trong ngắn hạn, nhưng nếu không tính toán kỹ biên lợi nhuận, bạn dễ rơi vào kiểu vận hành Zombie – hoạt động cầm chừng mà không có lãi.
Ví dụ: Một quán ăn tại Hà Nội áp dụng chương trình “Mua 1 Tặng 1” suốt 3 tháng liền. Kết quả là doanh thu tăng mạnh nhưng lợi nhuận âm do giá vốn nguyên liệu vượt xa dự tính. Khi dừng khuyến mãi, lượng khách quay lại cũng giảm mạnh vì khách hàng đã quen với ưu đãi.
Bài học: Xây dựng các chương trình khuyến mãi dựa trên sản phẩm có Gross Profit Margin (biên lợi nhuận gộp) cao và sử dụng như một công cụ chiến lược, không phải biện pháp “chữa cháy.”
-
Kiểm soát chi phí một cách lỏng lẻo
Bạn có biết rằng, trong báo cáo tài chính, chi phí hoạt động (Operating Expenses) như tiền điện, nước, hao hụt nguyên liệu hay lãng phí trong chế biến thường được xếp vào nhóm chi phí biến đổi (Variable Costs)? Những khoản này tuy nhỏ lẻ nhưng khi cộng dồn, chúng có thể chiếm từ 10-15% tổng doanh thu nếu không được quản lý tốt. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến Gross Profit Margin (biên lợi nhuận gộp) mà còn khiến Net Profit Margin (biên lợi nhuận ròng) của bạn giảm sút đáng kể.
Ví dụ: Một tiệm bánh ở Đà Nẵng phát hiện rằng 15% doanh thu mỗi tháng bị hao hụt do nguyên liệu thất thoát trong khâu nhập và chế biến. Sau khi phân tích P&L, họ nhận ra lượng nguyên liệu bị hỏng và lãng phí chiếm đến 30% tổng chi phí nguyên liệu. Bằng cách áp dụng hệ thống kiểm soát kho chặt chẽ hơn, thiết lập định mức tiêu hao nguyên liệu và theo dõi sát sao qua phần mềm quản lý chi phí, tiệm bánh này đã giảm thất thoát xuống chỉ còn 5%, giúp lợi nhuận tăng lên đáng kể.
Hãy nhớ rằng: “Một đồng bạn tiết kiệm được, là một đồng lợi nhuận bạn tăng thêm.” Quản lý chi phí không phải là cắt giảm bừa bãi, mà là tối ưu hóa từng đồng tiền bạn chi ra để quán của bạn phát triển bền vững và lâu dài.
Tài chính là “xương sống” của mô hình kinh doanh F&B!
Ngành F&B vốn không dành cho những ai “tay mơ” về tài chính đặc biệt là quá tự cao vào khả năng của mình. Là chủ quán, bạn cần trang bị cho mình kiến thức kiểm soát dòng tiền để tránh những sai lầm đáng tiếc. Hãy nhớ rằng, kinh doanh thành công không chỉ dựa vào đam mê mà còn phụ thuộc vào việc bạn quản lý tài chính khôn ngoan đến mức nào!
